17.08.2017

10 этапов подготовки качественного предложения

Сегодня мы решили поделиться с вами тем, как устроена наша работа изнутри. Мы приоткрываем занавес, чтобы показать, как готовятся все наши предложения для организации разных видов мероприятий. Сергей Родинов рассказывает, что именно необходимо для подготовки качественного предложения, и объясняет почему этот процесс не одного дня. Предлагаем вам прочитать статью или просто посмотреть наше видео ниже 😉

«Привет, друзья. Мы часто получаем заявки от клиентов с просьбой подготовить предложение “на вчера”. С одной стороны, нередко встречаю негативные отзывы о различных агентствах, которые не справились с ситуацией, а с другой стороны — слышу о неадекватных заказчиках.

Поскольку я выступаю проповедником счастья и хочу, чтобы этот мир стал добрей, сегодня поделюсь с вами механикой работы ивент-агентства, а именно:

  • как происходит работа над проектом;
  • из каких этапов состоит и сколько времени занимает;
  • к каким последствиям приводит несвоевременное обращение в агентство.  

Не готов ручаться за все компании на рынке, но расскажу как всё происходит в нашей компании.

Представим, что к нам на почту поступил бриф от клиента на организацию, например, корпоративного нового года.  Этап 1. Офис-менеджер обрабатывает заявку, проверяет на соответствие наших критериев для принятия в работу (занимает 5-10 минут).

Этап 2. Если все критерии нас устраивают, заявка попадает руководителю ивент-отдела. Он, внимательно изучив запрос, назначает ответственного аккаунт-менеджера, который будет заниматься данным проектом (от 10 -60 минут).

Этап 3. Аккаунт-менеджер должен изучить все пожелания, собрать информацию в Интернете и среди знакомых о компании:

  • чем она занимается;
  • какие ивенты проводились раньше;
  • какая история компании и все,что может пригодиться для подготовки предложения.

В некоторых случаях необходимо изучить конкурентов данного заказчика, чтобы не повторяться (от 60 до 300 минут).

Этап 4. Составляется список уточняющих вопросов и проводим дебрифинг с клиентом (в любом удобном формате для клиента. Но конечно же, самый эффективный и длительный по времени — это личная встреча с клиентом). Как вы понимаете, этот процесс может длиться от нескольких часов до нескольких суток.

Этап 5. После дебрифинга запрос попадает в креативный отдел. Там ребята дополнительно изучают проект и проводят брейншторминг, а чаще всего это минимум 2-3 брейншторминга. В общей сложности, этот процесс занимает от 1 часа до нескольких дней, так как (в силу загруженности персонала) собрать всех в определенное время очень тяжело.

Этап 6. Далее после брейншторминга все идеи оформляют в креативную концепцию, и запускают проект в разработку:  сценарист-копирайтер описывает идею и наполнение презентации, дизайнер готовит макеты для визуализации идей, подбирает фотографии и картинки для презентации.

Сметчик прозванивает подрядчиков, чтобы уточнить цены и узнать, свободны ли они на интересующую нас дату, детализирует все нюансы и особенности.

Менеджер по локациям прозванивает все интересующие площадки, узнаёт их стоимость и свободны ли они. Если площадка новая, обязан поехать и инспектировать ее лично, чтобы она соответствовала всем критериям.

Тем временем менеджер по работе с артистами прозванивает артистов (в зависимости от масштаба — от 3 часов до 5-ти дней. Да, наши творческие подрядчики очень долго отвечают на звонки, а на письма еще дольше…)  

Этап 7. После чего сметчик сводит всю полученную информацию в единую смету, а дизайнер — добавляет актуальную информацию в презентацию (от 1 до 5 часов).

Этап 8. В завершение, аккаунт-менеджер доводит до финала предложение для подачи клиенту. Как именно он это делает: проверяет, все ли пожелания клиента учтены, соответствует предложение всем критериям, насколько качественно оно выполнено (несколько часов, включая доработки и изменения).

Этап 9. Предложение проверяет руководитель ивент-отдела и экономист (руководители — люди занятые, их тяжело “поймать” на месте, поэтому от 1 часа до одного дня).

Этап 10. Если все ок, предложение отправляется клиенту, а в идеальном варианте — менеджер едет к клиенту на защиту проекта.

А теперь давайте рассмотрим ситуацию, когда нам приходится делать предложение в сжатые сроки, какие могут быть риски:

  1. предложение будет подготовлено и оформлено некачественно — страдает наша репутация и вероятность победы в тендере;
  2. предложение может быть не очень креативное и не оригинальное (типовое);
  3. цены могут не соответствовать действительности;
  4. подрядчики и рестораны могут оказаться занятыми;
  5. ивент-менеджеры приходят на работу на следующий день невыспавшиеся и с плохим настроением. В результате, кто-то другой получит предложение еще хуже.

Я описал возможные последствия в случае ограниченных сроков подготовки предложения. А еще бывают ограниченные сроки для реализации проекта.

В таких случаях заказчик рискует:

  1. провести мероприятие не на самой лучшей площадке или вообще остаться без площадки на интересующую дату;
  2. свободные ведущие и артисты не самые лучшие, мягко говоря. Главное — свободные;
  3. есть риск что-то не успеть изготовить или купить, например, сувенирную продукцию или декорации;
  4. ну, и в целом ивент может получиться смазанным, так как в спешке обычно что-то забывается или получается не так, как хотелось. И вылазят всякие факапы один за одним (если что, у нас так не бывает, у нас практически всегда все четко)))    

Как вы видите, весь процесс очень трудоемкий и длительный. Поэтому нам нужно минимум 5 дней для качественной проработки предложения. А когда нас просят “состряпать чего-нибудь до вечера”, это вызывает удивление и разочарование. Выходит, наши заказчики не понимают, какие усилия нам необходимо приложить для подготовки одной концепции праздника, а чаще всего нас просят предложить минимум 2-3 идеи. А тут же параллельно у нас на очереди десятки клиентов.  Поэтому я очень надеюсь, что наши будущие заказчики услышат меня и в следующий раз будут учитывать все тонкости подготовительной работы и обращаться к нам заранее.»

 

Ку! А мы знаем где достать гравицапу